Меньше копирования
Данные из формы не нужно заново переносить в реестр и переписку.
Внутренние сервисы для работы команды
Соберите заявки, документы и согласования в одном веб-сервисе. Сотрудник заполняет форму, а ответственный видит, что нужно проверить и кому передать заявку.
Описать рабочий процессЗаявки на закупку
Пример рабочего процесса · демонстрационные данные
| Заявка | Что нужно | Ответственный | Статус |
|---|---|---|---|
| ЗК-024 | Оборудование для переговорной | Ирина К. | На согласовании |
| ЗК-023 | Расходные материалы для офиса | Алексей М. | На доработке |
| ЗК-022 | Замена монитора | Мария С. | Согласовано |
ЗК-024
Согласование заявки на закупку
В заявке видно, что требуется от руководителя: проверить документы и принять решение.
- Статус
- На согласовании
- Ответственный
- Ирина К.
- Ожидаемое действие
- Решение руководителя
- Заявка и суммаЗаполнено
- Счёт и спецификацияПрикреплены
- РешениеОжидает
Заявка есть. Кто ею занимается?
Одни и те же данные копируют в форму, таблицу и переписку. Документ оказывается не в той версии, согласование задерживается, а новый сотрудник не видит историю решения.
В заявке собраны обязательные сведения, документы, статус и история. Сервис помогает соблюдать принятый в компании порядок работы и использует данные из выбранных вами источников.
Для команд, которые ведут заявки и согласуют документы в таблицах, почте и чатах.
Как организовать согласование заявки
Сначала проверьте весь порядок согласования на одной заявке. Затем сервис можно дать команде и дорабатывать по её отзывам.
Посмотреть весь процесс- 1
Опишите заявку
Укажите, кто подаёт заявку, какие сведения и документы нужны и кто принимает решение.
- 2
Соберите реестр
Добавьте список заявок, статусы, фильтры и отметки о просрочках.
- 3
Добавьте согласование
Разделите проверку, решение и возврат на доработку.
- 4
Назначьте ответственных
Для каждого этапа укажите ответственного и условие завершения.
Что подготовить
Выберите одну повторяющуюся задачу
Начните с одной регулярной задачи. Укажите, какие сведения вводит сотрудник, кто принимает решение и как его выполняют.
- Форма
- Какие поля обязательны, какие документы прикладываются и что проверяется до отправки.
- Реестр
- Какие записи нужны команде, как их фильтровать и где видно текущий статус.
- Роли и шаги
- Кто создаёт заявку, проверяет документы, принимает решение и отвечает за выполнение.
Проверьте работу сервиса на одной заявке
Создайте заявку, найдите её в общем списке, откройте документы и передайте на согласование. Так команда сможет проверить весь процесс в браузере.
Известен ответственный
В заявке видно, кто рассматривает её сейчас и кому её передадут дальше.
История решения
Статусы, документы и изменения остаются рядом с задачей.
Что нужно обсудить до запуска
Во Fluw можно создать формы и списки заявок, настроить роли и статусы, менять интерфейс. Особые требования к доступу, новые интеграции и процессы со строгим регламентом нужно оценить отдельно.
- Можно сделать во Fluw
- Формы, реестры, статусы, документы, роли и внутренние страницы.
- После проверки
- Обмен данными с поддерживаемой системой, уведомления и права доступа.
- Отдельная оценка
- Новая интеграция, сложные права, электронная подпись и требования регулируемого процесса.
Что важно проверить до запуска внутреннего сервиса
Это будет рабочий сервис или только схема процесса?
Вы сможете открыть сервис в браузере, заполнить форму, найти заявку и проверить её обработку. Перед публикацией и подключением внешних систем нужны отдельные проверки.
Можно ли перенести процесс из Excel и чатов?
Да. Выберите одну задачу и опишите, какие сведения и документы нужны, кто участвует в работе и как меняется статус. Затем определите порядок работы и источник данных.
Кто отвечает за данные и права доступа?
Компания назначает ответственного за процесс и определяет, кто какие данные может видеть. Подключению предоставляют только сведения, необходимые для работы сервиса.
Подходит ли это для регламентированного согласования?
Если согласование связано с обязательными регламентами, до запуска нужно отдельно проверить требования к журналу действий, подписям и подключённым системам.
Какую работу команды вы хотите упростить?
Расскажите, кто подаёт заявку, кто её рассматривает и когда работу по ней можно считать завершённой.